館長的話:
對於上班族而言這真的很重要...80/20法則


文/2008-01Cheers雜誌88期

要如何1星期只工作4小時,卻能成功經營一家營業額120萬美元(約台幣3千6百萬元)的公司,同時又能四處旅行10多個國家?

有一個30歲的美國青年做到了。他是當今美國最紅的少年頭家提摩西.費里斯(TimothyFerriss)。

2007年4月出版《一週工作4小時,晉身新富族》(皇冠出版)新書之後,他的名字便長駐亞馬遜網路書店財經暢銷書第一名,直到前聯準會主席葛林斯潘(AlanGreenspan)的《我們的新世界》出版,才把他擠到第2名。

這個30歲的青年究竟有什麼能耐,在美國如此引起矚目?他高中時西班牙文被當,如今卻學會6種語言;小時候有閱讀障礙,連簡單的拼字都有困難,如今卻寫出了一本暢銷書;第一個得到世界探戈冠軍盃(Tango World Championship)第一名的美國人;1999年得到中國全國跆拳道冠軍;而且,他還曾經在台灣創過業呢!

與台灣的奇妙緣分

1999年春天,原本就讀普林斯頓大學的費里斯因為論文問題,決定休學1年,到國外尋找不一樣的機會。

由於在大學主修東亞研究,加上對於運動和健身原本即有濃厚的興趣,他認為台灣不論在經濟發展或健康意識,都已到達成熟階段,因此他決定到台灣成立連鎖健身俱樂部。但很可惜,最後並未成功。

不過,沒隔多久他又再度來到台灣。某天下午他在中正紀念堂碰巧遇到TBC舞團(Taipei Breaking Crew,現已更名為The Best Crew,專門推廣街舞),就這麼誤打誤撞地成了舞者之一,甚至參加由台灣MTV電視台製作、饒舌歌手MC Hot dog擔任VJ的錄影節目,這是除了念念不忘的美味海鮮之外,最令他興奮的「台灣經驗」。

當《Cheers》雜誌獨家越洋專訪費里斯時,他正興奮地說著下個冒險計劃:「未來3個月,我預計到中東巴林王國,挑戰F1賽車。」

豐富的冒險與探索經驗,說明費里斯的不安於室,「人生最大的風險不在於失敗,而是過著舒適卻平庸的生活,」他說。

擺脫工作奴的牢籠

2000年費里斯大學畢業1年後,進入一家新成立的資料儲存公司業務部工作。將近1年後費里斯便完全覺悟,「每天辛苦工作12小時,薪水卻是全公司第二低,只比總機高,」不如創業自己當老闆。

他開始調查成立營養品補充公司的可能性,結果發現,從製造到設計都可以外包,於是他借了5千美元的信用貸款,成立迅思公司(Brain QUICKEN),生產第一批產品,並架設好網站。只是他怎麼也沒料到,每個月雖然有7萬美元的收入,卻完全沒了自己的時間。

每天凌晨起床,打電話到英國,然後處理美國業務,工作到半夜,再打電話到日本和紐西蘭。和家人去義大利佛羅倫斯旅行1星期,結果卻是每天在咖啡館待上10小時瘋狂工作。

「我為什麼這麼白癡?為什麼我不能實現我的理想?我是哪根筋不對?」費里斯不斷地問自己。這種工作奴的日子還要持續多久?或許該是設停損點的時候了。

就在他感到筋疲力盡時,某個晚上他讀到提出著名的「80/20法則」的經濟學家帕列托(Vilfredo Pareto)的著作,決定一試。

第2天早上他思考兩個問題:

我80%的問題與苦悶是哪20%造成的?

我80%的期望與快樂是哪20%造成的?

最後他停止聯絡95%的客戶,開除2%的客戶,只留下表現最好的3%的營收來源。他還找出能增加80%營收的廣告,砍掉其餘的廣告,結果廣告成本下降70%,而零售收入在8星期之內,從每月1萬5千美元增加到2萬5千美元。

接著,他拋開一切,買了張單程機票前往倫敦,開始了15個月的異國生活,而且限制自己只能在每星期一早上收發電子郵件。至於公司的營運狀況?放心,比他在辦公室的時候還要好,公司的利潤成長40%。

只做重要的事情

他開始奉行「新富族」(New Rich)的生活,工作在人生的順位,從第一位降到最後一位。「有2年的時間我和來自不同國家的企業執行長以及超級明星員工對話,才發現真正有成就的人,都不是工作狂,」費里斯說出了促使他想法轉變的關鍵。

如今他的工作原則是:能刪則刪,只選真正重要的事情來做。「忙碌只是偷懶的一種形式,你只是懶得思考和分辨自己的行動,結果多半你做的事都無關緊要。」

在刪除法的原則下,你可能無法想像,費里斯從不看新聞,最近5年他只買過一份報紙——為了報紙上低卡百事可樂的折價券。

「資訊時代的員工吃下過剩、而且來源錯誤的資訊,」因此他都是在走去吃午餐的路上,掃過報紙販賣機的頭條,要不就是問問身邊的人:「最近發生什麼事?」

每月只閱讀三分之一本的《回應》雜誌(Echo)及《企業》雜誌(Inc.),總共花費4小時。最後,每天睡前1小時看小說放鬆。

拒絕被干擾

他甚至運用同樣嚴格的紀律,管理自己的e-mail,阻隔任何無關緊要的干擾。

1. 關掉收信軟體的新信件通知。否則有人寄信時,會立即提醒你收信,工作很容易受到干擾。

2. 每天只收發e-mail兩次。一次在中午12點或午餐前,另一次是在下午4點,這樣能確保之前寄送的e-mail已有回音。費里斯絕不在一大早收信,11點之前的寶貴時間應該去完成最重要的工作。

他還會運用自動回應郵件的功能,提醒相關人員自己收發電子郵件的時間,同時留下緊急事件的聯絡電話。

3. 一次把話說清楚,減少e-mail往返次數。只要不是緊急的大事,費里斯都是透過e-mail溝通,接下來是電話,最後才是面對面開會,「有5年多的時間,我沒有召開過任何業務會議,電話遠距會議的次數也不到20次,開會時間都不到30分鐘。」

想清楚方法再行動

對於預約大老闆做業務拜訪,費里斯仔細研究後也有「撇步」,他專挑早上8點~8點半、晚上6點~6點半打電話,便能成功避開祕書的擋駕,和背後真正的老闆說上話,而且得到見面的機會比其他業務多了兩倍。

而對於《一週工作4小時,晉身新富族》的行銷操作,費里斯更是精心盤算過。在美國,每年出版將近20萬種的新書,其中銷售超過5千本以上的不到5%。費里斯的新書要如何突圍而出?

他四處打電話和訪問10多位暢銷作家,最後決定採取口碑行銷,利用部落格打響新書知名度:

1. 到部落客會出現的任何地方。

2. 留下有趣的留言或故事文章。

3. 同時透過自己個人的部落格維繫與網友互動。

此舉果然在網路引起轟動,採訪邀約不斷,包括《商業週刊》(BusinessWeek)、《高速企業》(FASTCOMPANY)、《連線》(WIRED)等重要財經雜誌,爭相報導他的新書。

從過勞的上班族,變身成為雲遊四海的創業家,費里斯看似奇蹟般的生涯發展歷程,其實是一點一滴的改變累積而成。如果你擁有清晰的頭腦去思考對的方法,以及勇於行動的執行力,同樣可以擺脫超時工作的痛苦生活。

Tips No.1:少做一些、多點自由

擁有更多時間的訣竅就是少做一點。第1,寫一張很短的待辦事項;第2,寫一張「不做事項清單」。

覺得困難嗎?以下的問題可以幫助你釐清哪些才是重要的事情。

1.如果你心臟病發,每天只能工作2小時,你會怎麼做?

2.如果你再度心臟病發,每星期只能工作2小時你會怎麼做?
3.如果你有人逼迫你刪除手邊五分之四的工作,你會刪除哪些工作?

4.學會問:「如果這是我今天唯一完成的事,我會對這天的表現感到滿意嗎?」

5.你最常用哪3項工作填滿時間,好讓自己看來很有生產力?

Tips No.2:甩開資訊焦慮症

常漫無目的地瀏覽各大新聞網站、慌亂地翻閱雜誌嗎?該如何克服資訊焦慮症?

1.立即禁食媒體大餐1星期:禁止報紙、雜誌、有聲書或非音樂廣播電台、新聞網站、電視節目。

2.養成習慣,問自己:「對我而言,這項資訊有立即重要的用途嗎?」

3.練習有始無終的藝術:如果你讀到一篇極差的文章,扔到一邊,不要繼續閱讀。

Tips No.3:切斷無意義的干擾

要能有效提高工作效率,你必須阻止不必要和不重要的小事干擾你。

1.如果有人打你的行動電話,接起後說:「嗨,我現在正在忙,請問有什麼事情嗎?」如果不是緊急事件,對方會自動掛掉。


88期 贏在搏感情

購買訂閱2.盡量使用e-mail解決問題,而非面對面會議。如果無法避免開會,開會前一定要設定清楚的會議目的以及結束時間。

3.例行性工作安排在每天特定時間一次完成。

4.上班時盡可能戴上耳機,即使不聽音樂也無所謂,一方面可隔絕噪音,另一方面也可避免其他人串門子,打擾你工作。

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